Excel ломается не от количества строк, а от количества людей. Пока файл ведёт один человек, всё сходится. Как только копий становится три, остаток начинает зависеть от того, у кого спросить.
Семь признаков
Остаток в файле не сходится со складом, и никто не помнит, когда они разошлись. Один товар записан тремя способами, и любой отчёт по нему врёт. Менеджер продаёт то, чего нет, потому что открыл файл, обновлённый утром. Отчёт для руководителя собирается полдня руками. Файлы расходятся, и среди «финал_2» правильного уже нет. Кто и зачем поменял цифру — неизвестно. Знание живёт в одном человеке, и его отпуск останавливает учёт.
Три пункта и больше — пора считать деньги.
Во что это обходится
Ни один из признаков не появляется в отчётности отдельной строкой, поэтому таблицы кажутся бесплатными. Цена складывается из трёх частей.
Часы. Полдня на отчёт раз в неделю — это около двух недель рабочего времени в год у человека, который стоит денег.
Упущенные продажи. Отказ клиенту из-за неверного остатка стоит маржи по сделке. Такие случаи не считает никто.
Решения по кривым данным. Самая дорогая часть: закупили не то, потому что отчёт собрали по дублям.
Что делать до разработки
Сначала посчитать, сколько времени уходит на ручную работу именно у вас: это единственная цифра, с которой имеет смысл сравнивать стоимость системы.
Потом привести в порядок справочник — это можно сделать своими силами и понадобится в любом случае.
И только потом выбирать между готовым продуктом и своей разработкой. Типовой процесс — берите коробку. Своя схема ценообразования, свои документы, работа на складе с телефона — считайте свою систему.
Смотрите также: разработка программного обеспечения, программа для учёта, веб-приложения, личный кабинет, техническое задание.