Главная ошибка при переходе с таблиц — переносить как есть. Беспорядок в справочнике не исчезает при смене инструмента, он в нём фиксируется и обрастает документами.
Что делают до переноса
Сводят дубли номенклатуры. «Кабель ВВГ 3х2.5», «ВВГ 3*2,5» и «кабель ввг 3 2.5» должны стать одной позицией. Эту работу делают ваши сотрудники: только они знают, что действительно одно и то же.
Определяют единицы измерения и коэффициенты. Метры, бухты, упаковки — в таблицах это обычно живёт в голове кладовщика, а система требует явных правил.
Чистят контрагентов. Одна компания, записанная как ТОО, «ТОО» и по фамилии директора, превращает взаиморасчёты в фикцию.
Работа занимает от нескольких дней до пары недель и понадобится в любом случае. Чем раньше начать, тем меньше простоя при запуске.
Что переносим
Обязательно: номенклатура со всеми атрибутами, контрагенты с реквизитами, остатки на дату перехода, незакрытые заказы, текущие взаиморасчёты.
По решению: история документов за прошлые годы. Она заметно увеличивает срок и риск миграции, а обращаются к ней единицы. Часто разумнее оставить старые файлы в архиве.
Не переносим: промежуточные расчётные листы, черновики, «версии для директора». Это были костыли вокруг таблиц; в системе их заменяют отчёты.
Сверка
После загрузки данные сверяются по трём срезам: количество позиций, суммарный остаток в деньгах и остаток по десяти произвольно выбранным товарам. Отдельно — взаиморасчёты: сумма долгов покупателей и обязательств перед поставщиками должна сойтись с бухгалтерией.
Расхождения находятся почти всегда, и это нормально: обычно они вскрывают ошибки, которые годами жили в таблицах. Важно закрыть их до запуска.
Параллельная работа
Одну-две недели учёт ведётся в двух местах сразу — это единственный способ поймать то, чего не нашла сверка. Дальше таблицы отключают жёстко: если оставить их «на всякий случай», часть сотрудников продолжит работать по-старому и через месяц у вас будет две правды.
Смотрите также: разработка программного обеспечения, программа для учёта, веб-приложения, личный кабинет, техническое задание.