CRM для оптовой торговли и склада

Склад и отдел продаж в торговой компании почти всегда живут в разных мирах. Менеджер работает в CRM или в мессенджере, кладовщик в 1С или на бумаге, бухгалтер в своей базе. Каждый передаёт данные следующему вручную, и на каждом переходе что-то теряется: пересортица, неучтённый резерв, отгрузка по старой цене. Эта страница о том, как мы связываем продажи и склад в одну цепочку, где заказ проходит путь от звонка до отгрузки без перепечатки.

Как устроена CRM для оптовой торговли

В основе три справочника, которые должны совпадать в CRM и в учёте: номенклатура, контрагенты и склады. Номенклатура приходит из 1С или МойСклад вместе с единицами измерения, упаковками и штрихкодами. Если коробка содержит 12 штук, а продавать можно только целыми коробками, это записывается один раз в карточке товара, и менеджер больше не может оформить 7 штук. Так же записывается минимальная партия для отдельных клиентов или групп товаров.

Контрагент в торговой CRM это не контакт, а юрлицо с БИН, договором и условиями. В карточке хранятся тип цены, кредитный лимит, срок отсрочки, текущий долг из учёта и просрочка в днях. При каждом новом заказе система считает: долг плюс сумма нового заказа против лимита. Если не помещается, заказ не уходит на склад, а ждёт решения руководителя, и это решение записывается с фамилией и причиной. Через полгода можно точно сказать, кто разрешал отгрузки должникам и чем это закончилось.

Прайсы по типам клиентов

В опте цена почти никогда не одна. Обычный набор: розничная, мелкий опт, крупный опт, дилерская, цена для сетей, плюс индивидуальные условия по договору. Мы переносим все виды цен из учёта и задаём правила: какой тип цены у какого клиента, какая скидка разрешена менеджеру без согласования, какая требует подписи руководителя отдела, а какая только директора.

Отдельная история это акции поставщиков и временные цены на группу товаров. В CRM у такой цены есть срок, и после окончания она исчезает сама. Менеджеры перестают выставлять счета по акции, которая закончилась две недели назад.

Для коммерческого предложения прайс собирается под клиента: только его тип цены, только товары в наличии или с понятной датой поставки. Файл уходит в WhatsApp или на почту прямо из карточки, и в истории видно, какой прайс и когда получил покупатель.

Склад: ТСД или смартфон как сканер

Складской модуль не заменяет учёт в 1С, он делает то, чего 1С на складе не делает удобно: даёт кладовщику задание и проверяет его выполнение штрихкодом. Основные операции такие:

• Приёмка: поставка ожидается по заказу поставщику, кладовщик сканирует коробки, система показывает недостачу и пересорт до того, как подписаны документы с водителем.
• Сборка заказа: список отсортирован по местам хранения, каждая позиция подтверждается сканом. Если взяли не тот товар, телефон сразу об этом скажет.
• Перемещение между складами и магазинами с подтверждением на приёмной стороне.
• Инвентаризация по зонам без остановки всего склада: пересчитали стеллаж, результат ушёл в учёт.
• Возвраты от покупателей: причина, состояние, решение. Годный товар возвращается в остаток, брак уходит на отдельный склад.
• Печать этикеток со штрихкодом для товара, который пришёл без него.

Работать с этим можно на двух типах устройств. Терминал сбора данных на Android со встроенным сканером читает штрихкод мгновенно, переживает падения и работает смену без подзарядки. Он нужен, если сборка идёт весь день и сканов сотни в час. Для небольшого склада хватает обычного смартфона: камера читает штрихкоды EAN и коды на этикетках достаточно быстро, а стоит телефон в несколько раз дешевле терминала. Часто начинаем со смартфонов, а ТСД докупаем на самые загруженные участки, когда видно, где реально теряется время.

Интерфейс для склада делаем отдельно от интерфейса менеджера: крупные кнопки, минимум текста, звуковой сигнал на ошибку. Кладовщик в перчатках не должен листать меню.

Резерв под заказ и свободный остаток

Остаток на складе и остаток, который можно продать, это разные числа. Из физического остатка вычитаются резервы под подтверждённые заказы, товар в сборке и товар на складе брака. Менеджер видит именно свободный остаток по каждому складу и ожидаемые поставки с датами.

Резерв ставится при подтверждении заказа и живёт столько, сколько указано в правилах: например, три рабочих дня до оплаты для клиентов по предоплате и до даты отгрузки для клиентов с отсрочкой. Если срок вышел, резерв снимается, менеджер получает уведомление, а товар возвращается в продажу. Это простое правило убирает большую часть ситуаций, когда склад полон, а продать нечего, потому что всё зарезервировано под заказы, которые никто не собирается оплачивать.

Обмен с 1С:УТ и МойСклад

Главный вопрос любой интеграции: где живёт каждая сущность. Мы договариваемся об этом на этапе схемы данных и записываем в документ. Типичная раскладка для связки с 1С:Управление торговлей такая:

• в 1С: номенклатура, цены, остатки, документы реализации, ЭСФ и СНТ, оплаты и взаиморасчёты;
• в CRM: работа с клиентом, заказ до подтверждения, согласования скидок и отсрочек, визиты представителей, задачи и переписка;
• из 1С в CRM идут остатки, цены, долги и оплаты, из CRM в 1С подтверждённые заказы покупателей и новые контрагенты после проверки БИН.

Обмен строим через HTTP-сервисы на стороне 1С или через стандартные механизмы конфигурации, остатки выгружаем дельтой, то есть только изменения, чтобы обмен не грузил базу. Для ходовых позиций остаток проверяется в момент подтверждения заказа прямым запросом. Если 1С недоступна, CRM продолжает работать с последними данными и показывает время обновления, а заказы ждут в очереди.

С МойСклад проще: у него документированный API, через который можно читать товары, остатки, цены и контрагентов и создавать заказы покупателей. Мы используем это, когда учёт компании уже живёт в МойСклад и переходить на 1С никто не собирается. Ограничения API МойСклад, например лимиты на число запросов, учитываем при проектировании, чтобы обмен не упирался в них в часы пик.

Если компания продаёт ещё и через Kaspi Магазин, остатки для площадки берутся из того же учёта. Как это устроено, описано на странице интеграция 1С и Kaspi.

Документы: накладные, ЭСФ и СНТ

Отгрузка юрлицу в Казахстане сопровождается пакетом документов: счёт на оплату, накладная, электронный счёт-фактура в ИС ЭСФ, а для товаров из перечня, который ведёт государство, ещё и сопроводительная накладная на товары. Выписывать всё это из CRM мы не советуем: правила меняются, и поддерживать их проще в учётной программе, которую обновляет производитель. CRM отвечает за то, чтобы заказ пришёл в учёт с правильными реквизитами: контрагент с проверенным БИН, договор, склад, цены с налогом или без него. С 2026 года ставка НДС в Казахстане 16%, и расчёт суммы с налогом в CRM должен совпадать с учётом до тиына, иначе бухгалтерия будет править каждый второй счёт.

Обратно из учёта в CRM приходят номер и статус документов. Менеджер видит, что реализация проведена, ЭСФ выписан, и может ответить клиенту, не звоня в бухгалтерию.

Закупки и потребность

Когда в одной системе видны продажи, резервы и упущенные заказы, закупщик получает то, чего ему обычно не хватает: понятную потребность. Система показывает товары, которые заканчиваются с учётом средней скорости продаж и сроков поставки, и товары, которые клиенты просили, а их не было. Из этого списка формируется заказ поставщику, который уходит в учёт. Минимальные остатки и страховой запас задаются по группам товаров, а не по ощущениям.

Для сезонных групп смотрим продажи прошлого года за тот же период, иначе система будет советовать закупить санки в мае. Это делается в отчётах, а не в сложной математике: закупщику важно видеть цифры и решать самому.

Дебиторка и работа с должниками

Список должников собирается каждое утро из данных учёта и раскладывается по ответственным менеджерам. У каждой строки есть сумма, дата документа, день просрочки и последнее действие: звонок, обещание оплатить, отправленный акт сверки. Если клиент обещал заплатить в пятницу и не заплатил, в понедельник у менеджера появляется задача. Руководитель видит не только общую сумму долга, но и то, кто из менеджеров с ним работает, а кто нет.

Для компаний с большим числом мелких покупателей полезно автоматическое напоминание в WhatsApp за несколько дней до окончания отсрочки. Текст и время согласуем с вами, отправка идёт через официальный канал WhatsApp Business, чтобы номер не заблокировали за рассылку.

Торговые представители

Мобильное приложение представителя работает с теми же данными, что и CRM в офисе. Утром у него маршрут на день, у каждой точки история закупок, долг, тип цены и задачи от офиса. Заказ собирается по свободному остатку и прайсу этого магазина, лимит проверяется сразу. Если связи нет, заказ сохраняется в телефоне и уходит, когда сеть появится. Фото полки, отметка визита по геолокации и комментарий прикрепляются к визиту.

Руководитель видит план визитов против факта, заказы по маршрутам и точки, которые давно ничего не заказывали. Это заменяет вечерние звонки представителям с вопросом, где они были и что продали.

Роли и доступ на складе

Кладовщик видит задания на сборку и приёмку, но не видит цены и долги клиентов. Менеджер видит свободный остаток, но не может вручную поменять его. Старший склада подтверждает инвентаризацию и списание брака. Бухгалтер видит всё, но меняет только то, что относится к его участку. Каждое действие записывается в журнал: кто, когда, что изменил. Когда через месяц найдётся недостача, не придётся гадать, на каком шаге она появилась.

Переход без остановки склада

Склад нельзя закрыть на неделю ради внедрения, поэтому запуск идёт по частям. Сначала CRM начинает работать для менеджеров с данными из учёта, склад продолжает по старой схеме. Затем на одном участке, обычно на сборке, кладовщики переходят на сканирование, а бумажный лист ещё лежит рядом. Когда за неделю на этом участке нет расхождений, бумагу убираем и подключаем приёмку и перемещения. Инвентаризацию на телефонах делаем последней, после того как люди привыкли к устройствам.

Перед запуском сверяем остатки в учёте с фактом хотя бы по ходовым позициям. Если в 1С числится то, чего нет на полке, новая система честно покажет это расхождение в первый же день, и лучше разобраться с ним заранее.

От чего зависит цена

CRM для оптовых продаж с обменом с учётом начинается от 350 000 ₸, со складскими операциями дороже. На итог сильнее всего влияют четыре вещи: сколько складов и как они устроены, сколько позиций в номенклатуре и есть ли у них штрихкоды, в каком состоянии база 1С или МойСклад и нужна ли мобильная часть для представителей. Склад на 300 позиций с одной зоной и склад на 15 000 позиций с адресным хранением это разные проекты, хотя оба называются складом. Поэтому точную сумму мы называем после обхода, а до него даём вилку по похожим проектам.

С чего начать

Если у вас уже есть CRM для продаж, но склад и учёт с ней не связаны, обычно начинаем с обмена и резервов: это даёт эффект в первый месяц. Если CRM нет, можно начать с готовой системы и связать её с учётом, это описано на странице внедрение CRM. Когда логика лимитов, прайсов и складских операций не помещается в готовый продукт, делаем свою систему, подробности на странице разработка CRM-системы. Сравнение вариантов с расчётом владения на три года есть на главной странице раздела CRM-система для бизнеса.

Типичный результат после запуска, который мы видим у оптовых клиентов: пересортица и недовложения при сборке становятся редкостью, отгрузки должникам идут только с записанным разрешением, а руководитель перестаёт собирать дебиторку из трёх таблиц. Конкретные цифры зависят от того, как работал склад до этого, поэтому обещать проценты заранее не будем.