Программа для учёта в Алматы

Обсуждение и показы идут по видеосвязи, переписка в мессенджерах, задачи и правки ведём в общем списке — видно, что сделано и что в работе.

Оценку даём до старта и разбиваем проект на этапы: после каждого можно остановиться или изменить план, а не платить за всё авансом.

Договор по законодательству Казахстана, оплата по безналичному расчёту или через Kaspi, акты и счета-фактуры электронные.

В Алматы учёт ломается не на бухгалтерии, а на количестве точек и каналов. Кофейня в Бостандыкском районе и её вторая точка в Есентай уже дают расхождения по остаткам, а как только добавляется доставка через агрегаторы, продажи начинают жить отдельно от склада. Первое, что мы делаем, — сводим все источники выручки в одну базу: касса, сайт, агрегаторы, самовывоз. Пока этого нет, любые отчёты о марже остаются приблизительными. Только после этого имеет смысл обсуждать себестоимость блюд и премии управляющим.

Второй местный фактор — платежи. Клиенты в Алматы ждут оплату переводом или картой на месте, и выписка приходит отдельным файлом, который бухгалтер сводит руками. Мы настраиваем разбор выписки и сопоставление платежей с заказами, чтобы кассир не сверял суммы вечером. Для точек с самовывозом полезна привязка карточки организации в справочниках вроде 2ГИС — тогда адрес и график в системе и в карте не расходятся, и клиент не приезжает к закрытым дверям. Комиссии агрегаторов при этом заводим как отдельную статью расходов.

Что стоит знать заранее. Программа учёта не наводит порядок сама: если товары заведены дублями, а инвентаризация не проводилась год, первые отчёты будут неверными. Мы начинаем с чистки справочников, и это ощутимая часть работ. Также заложите время на обучение сменного персонала — текучка в рознице Алматы высокая, обучать придётся регулярно. Ещё один частый вопрос — доступы: продавцу не нужен отчёт о прибыли, права стоит разграничить сразу.

Справочники: товары, контрагенты, склады. Один товар — одна карточка, без разных написаний.

Движение: приход, расход, перемещение, списание. Остаток пересчитывается сам.

Заказы: от создания до отгрузки, со статусами и историей изменений.

Деньги: оплаты, долги, взаиморасчёты с поставщиками и покупателями.

Отчёты: обороты, остатки, продажи по периодам и ответственным.

Права доступа: каждый видит то, что нужно для работы, и не больше.

Забираем номенклатуру, остатки, контрагентов и историю из ваших файлов и старой системы.

Чистим дубли: обычно один товар в таблицах записан двумя-тремя способами.

Сверяем итоги до и после переноса, чтобы расхождений не осталось.

Настраиваем обмен с 1С, если бухгалтерия остаётся там.